POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

 

GRUPO SYS S.A.S

 

Con miras a proteger y asegurar a los titulares de datos personales un debido tratamiento de su información, y en observancia a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, GRUPO SYS S.A.S., (en adelante GRUPO SYS S.A.S) expide las siguientes directrices en el tratamiento de Datos Personales:

 

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

GRUPO SYS S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, es una sociedad inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá bajo el número de matrícula mercantil 3001185 del 21 de agosto de 2018, identificada con NIT. 901206464 - 8. Su dirección comercial es Calle 123 No. 9C - 45 AP 503 de la ciudad de Bogotá D.C, teléfono 313 5480469 y correo electrónico [email protected]

 

GRUPO SYS S.A.S., es una plataforma diseñada para sistemas Android y IOS, con el fin que personas naturales encuentren inmuebles para comprar o arrendar de conformidad a la oferta de los suscriptores de la plataforma (Constructoras, agentes inmobiliarios, inmobiliarias y personas naturales). Con el fin de cumplir con el objeto de la plataforma cada una de las partes deberá suministrar su información de personal, así como su información de contacto para poder establecer comunicación entre las partes y suplir las necesidades de los usuarios.

 

Todos los datos personales que se recolectan y almacenan son entregados de forma voluntaria por parte del titular, y se presume que son verídicos y son propios de quien accede a la plataforma.

 

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de GRUPO SYS S.A.S considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales.

 

La cobertura de estas políticas cobija a todos los clientes personas naturales, proveedores de GRUPO SYS S.A.S, así como a los potenciales clientes con quienes la sociedad mantiene comunicación.

 

Dentro de GRUPO SYS S.A.S NO hay tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) de datos sensibles de los titulares de los datos personales.

 

1. CONCEPTOS GENERALES

Con el fin de dar una mayor claridad a los usuarios e interesados, a continuación, se hace un listado de los conceptos generales a tener en cuenta en materia de Habeas Data, de conformidad con la legislación nacional:

 

1. Dato privado: aquella información de carácter personal que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
2. Dato semiprivado: el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. Ejemplo, el dato financiero para el caso de una entidad evaluadora de riesgos financieros.
3. Dato público: aquella información del titular que es calificada como “Pública” por la Ley o la Constitución Política. Adicionalmente se consideran como datos públicos todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. Ejemplo, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
4. Datos sensibles: Se trata de la información personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Los datos sensibles son aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
5. Responsable de Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre el Tratamiento de los datos.
6. Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

1. TITULARES DE DATOS PERSONALES

 

De acuerdo a la Ley 1581 de 2012 se entiende por titulares de datos personales, la “Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento”, sin embargo, las personas jurídicas, cliente de la sociedad GRUPO SYS S.A.S., entregan información personal de sus empleados y por lo tanto se extiende el alcance de la política de tratamiento a todas las personas jurídicas que sean sus clientes y que usen el servicio de la plataforma e incluyan datos personales de personas naturales (empleados) en las de bases de datos de GRUPO SYS S.A.S.

 

1. PRIVACIDAD DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

GRUPO SYS S.A.S., respeta la privacidad de todos y cada uno de los terceros que le suministren sus datos personales por medio de los diferentes medios de recolección y captura de dicha información dispuestos para tal efecto. GRUPO SYS S.A.S recibe la mencionada información, la almacena de forma adecuada y segura con los métodos tecnológicos idóneos para evitar que terceros sin autorización accedan a dicha información y de tal forma asegurando la confidencialidad de la información suministrada por el titular del dato personal.

 

GRUPO SYS S.A.S almacenará de manera segura la información recolectada, por lo tanto, tomará todas las medidas de precaución para proteger su información contra pérdida, abuso, alteración, acceso o uso no autorizado o fraudulento.

GRUPO SYS S.A.S, no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos ni por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información, por causas que no le sean imputables, tales como

• Suministro de contraseñas a terceros
• Acceso al aplicativo por plataformas no seguras
• Suministro de información bancaria a terceros

Las contraseñas escogidas por los usuarios son personales e intransferibles; cada usuario se compromete a mantener la custodia secreta de tales contraseñas.

1. DATOS PERSONALES SUSCEPTIBLES DE TRATAMIENTO

Los datos personales susceptibles de tratamiento por parte de la sociedad GRUPO SYS S.A.S son los siguientes:

Clientes: cuando son personas naturales que ofrecen un inmueble para arrendar o vender deben suministrar su nombre, identificación, dirección del inmueble, numero de contacto, correo electrónico. Cuando el cliente es persona jurídica suministra la información de la sociedad, no obstante, dicha información puede incluir datos personales de sus empleados.

Usuarios personas naturales: nombres, documentos de identidad, domicilio, teléfono de contacto, correo electrónico de contacto.

Empleados: nombre, identificación, teléfono, dirección, cuenta bancaria, tipo de sangre.

1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

De acuerdo a la Ley 1581 de 2012 se entiende por ‘Tratamiento De Datos Personales’, cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de ellos. GRUPO SYS S.A.S podrá recolectar información de sus clientes, usuarios y/o de cualquier otra persona con la cual tenga, o pueda llegar a tener relación civil y/o comercial, así mismo podrá tratar la información por todo el tiempo en que se justifique la finalidad del tratamiento.

 

GRUPO SYS S.A.S utiliza esta información para los siguientes propósitos:

 

Clientes:

 

1. El registro y validación de Clientes
2. Administrar las cuentas de los Clientes
3. Permitir el acceso y salida de los clientes de sus cuentas
4. Puedan ofrecer sus inmuebles en el mercado mediante el uso de la plataforma.
5. Puedan contactarse de forma directa con el usuario interesado en el inmueble y poder realizar visitas y concretar un negocio.
6. Facturación
7. Permitir pautar piezas o información publicitaria
8. Para programar las citas con los lo empleados del GRUPO SYS SAS y cumplir con las finalidades del contrato (fotografías y videos del inmueble)
9. Para recibir la información comercial y/o publicitaria relacionada con la plataforma
10. Enviar información comercial relacionada con el portal

 

Usuarios

 

1. El registro y validación de los usuarios
2. Administrar las cuentas de los usuarios
3. Permitir el acceso y salida de los usuarios de sus cuentas
4. Poderse contactar de forma directa con el dueño del inmueble se esta interesado en obtener o arrendar
5. Envío de posibles inmuebles que sean de su interés de conformidad con las características enlistadas en el momento de la inscripción
6. Envío de oferta e invitaciones vía correo electrónico y mensaje de texto que sean de su interés.
7. Enviar información comercial relacionada con el portal
8. Ceder los datos de carácter personal a terceras personas naturales o jurídicas, civiles o comerciales, quienes a su vez sean clientes de GRUPO SYS S.A.S., y con quienes se deba contactar con el fin de alcanzar los fines propios de los servicios que presta la plataforma tales como, pero sin limitarse a ellos, el contacto entre comprador y vendedor, el contacto entre arrendador y arrendatario, contacto entre clientes e intermediaros comerciales interesados en ofrecer productos o servicios relacionados con la información entregada por cada cliente, tales como agencias o intermediarios inmobiliarios.

 

Empleados

 

1. Cumplir las finalidades de un contrato de carácter laboral
2. Poder realizar los pagos a las cuentas indicadas, de conformidad a la ley
3. Informar a los clientes quien será la persona que va a tomar las fotos y videos de los inmuebles.

 

1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

 

De acuerdo al artículo 3 numeral 3 del Decreto 1377 de 2013, se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

De acuerdo al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 está prohibido el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

GRUPO SYS S.A.S, no tratará datos sensibles, excepto cuando ésta se encuentre en alguna de las causales establecidas anteriormente. De tratarse datos sensibles por GRUPO SYS S.A.S., según los parámetros establecidos atrás, ésta informará al titular lo siguiente:

 

• Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

 

• Cuáles de los datos serán objeto de Tratamiento y la finalidad del Tratamiento.

 

La autorización del tratamiento de datos sensibles será expresa por parte del titular. No obstante lo anterior, los clientes de GRUPO SYS S.A.S si se encuentran autorizados para el manejo y tratamiento de datos Sensibles, sus titulares se encuentran facultados a solicitar directamente con el cliente de GRUPO SYS S.A.S conocer, actualizar, rectificar modificación, supresión, de la información sensible que se encuentre en dichas bases de datos.

 

1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

 

De acuerdo a la Ley 1581 de 2012 artículo 3º, se entiende por ‘Titular’, toda persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. GRUPO SYS S.A.S es informa a los Titulares de datos personales que los derechos que pueden ejercer de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, son los siguientes:

 

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: el titular del dato tiene la obligación de rectificar y/o actualizar la información por medio vía correo electrónico con el fin que la información quede almacenada de forma correcta. Este derecho se podrá ejercer, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

• Solicitar prueba de la autorización otorgada por parte de cualquier usuario o cliente de GRUPO SYS S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

 

• Cuando el titular del dato lo solicite, el GRUPO SYS S.A.S debe suministrar la información requerida respecto al tratamiento que se ha hecho al dato personal.

 

• Ser informado cuando su dato esta siendo usado por un tercero previa autorización del titular.

 

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier momento, sin necesidad de dar explicación o pago de multa o penalización, excepto que exista una relación legal o contractual.

 

1. DEBERES DE GRUPO SYS S.A.S

 

Los deberes de GRUPO SYS S.A.S, son los siguientes:

 

• Solicitar la autorización respectiva a los empleados, Clientes, usuarios y cualquier otro tercero con relaciones de carácter laboral, civil y/o comercial;

 

• Garantizar al Titular de los datos personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio parala protección del derecho de Hábeas Data;

 

• Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

 

• Informar debidamente a las constructoras, agentes inmobiliarios e inmobiliarias, las cuales hacen parte del listado de clientes de GRUPO SYS S.A.S, el deber que tienen de informar al Titular de los datos personales sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

 

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

• El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible.

 

• Eliminar la información de cualquier Titular que se encuentre incluido en una base de datos, el titular, solicite dicha eliminación y no exista ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de la SIC.

 

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y haya sido comunicada de forma pertinentemente por parte del titular del dato personal;

 

• Mantener en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad en el Tratamiento de la información del Titular.

 

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley;

 

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

 

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

• Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

1. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

 

En GRUPO SYS S.A.S el área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos será el área departamento operativo de la sociedad.

 

1. PROCESO DE ALMACENAMIENTO

 

Una vez recolectados los datos personales por medio de la inclusión de la información solicitada por el cliente o el usuario en la plataforma, se conformará una base de datos (conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento). Estos datos personales sólo pueden ser tratados por el GRUPO SYS S.A.S para cumplir las finalidades del negocio.

 

Los datos personales se almacenan de la forma más adecuada y segura, configurando una obligación de medio y no de resultado. GRUPO SYS S.A.S tomará todas las medidas de precaución para proteger su información contra pérdida, abuso, adulteración, acceso o uso no autorizado o fraudulento.

 

1. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

 

Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:

 

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable (Documento de identidad, o registro Civil de nacimiento)

 

1. Por sus causahabientes en caso que muera el titular del derecho, quienes deberán acreditar tal calidad. Cuando se trata de menores de edad dichos causahabientes pueden ser los padres, los hermano, los abuelos o los tíos quienes deberán acreditar dicha condición por medio de los diferentes documentos legales dispuestos para tal finalidad. 

 

1. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

1. Por estipulación a favor de otro o para otro

 

1. SUPRESIÓN O REVOCATORIA DE LA INFORMACIÓN TRATADA POR GRUPO SYS S.A.S.

 

Se les informa a los titulares de datos personales que la supresión o revocatoria de autorización de tratamiento de datos no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de GRUPO SYS S.A.S.

 

1. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA

 

Los Titulares de datos personales, los causahabientes o la persona legitimada de acuerdo al artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, podrán solicitar la consulta de sus datos personales directamente al correo electrónico [email protected] con mínimo la siguiente información:

 

1. La identificación completa del Titular, causahabiente o autorizado de los datos personales.
2. Los datos personales que quieren ser consultados,
3. Dirección del solicitante,
4. Correo electrónico del solicitante
5. En caso de ser causahabientes o cualquier otra persona legitimada de acuerdo al artículo 20 del Decreto 1377 de 2013 deberá anexar el respectivo documento que demuestre su legitimidad.

 

La consulta será atendida por GRUPO SYS S.A.S, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta por correo electrónico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, GRUPO SYS S.A.S informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Cuando la consulta no sea clara, no se entienda, o no cumpla los requisitos necesarios para desarrollar una respuesta por parte de GRUPO SYS S.A.S, ésta le informará al titular, causahabiente o autorizado para que nuevamente presente la consulta a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al requerimiento por parte de la sociedad. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, GRUPO SYS S.A.S entenderá, que el titular o causahabiente ha desistido de la consulta y procederá con el archivo de la misma.

 

1. PROCEDIMIENTO DE RECLAMO

El Titular o causahabiente cuando considere que la información contenida en una base de datos deba ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la autorización de Tratamiento de datos personales o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar reclamo directamente con la Institución Educativa responsable de la base de datos y tratamiento de la información. Dicha Institución Educativa deberá presentar como mínimo la siguiente información:

1. La identificación completa del Titular, causahabiente o autorizado para la corrección, actualización, supresión o revocatoria de la autorización de Tratamiento de datos personales.
2. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo de forma clara y detallada,
3. Dirección del domicilio de quien presenta la queja o reclamos
4. correo electrónico de quien presenta la queja o reclamo
5. En caso de ser causahabientes o cualquier otra persona legitimada de acuerdo al artículo 20 del Decreto 1377 de 2013 deberá anexar el respectivo documento que demuestre su legitimidad,
6. Acompañamiento de los documentos que el Titular, causahabiente o cualquier otra persona legitimada por el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, quiere hacer valer.

En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, no sea claro o no se entienda GRUPO SYS S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, el GRUPO SYS S.A.S entenderá, que el Titular, causahabiente o autorizado ha desistido del reclamo. Y por lo tanto GRUPO SYS S.A.S procederá con el archivo del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

GRUPO SYS S.A.S dará respuesta al reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

 

SE LE INFORMA A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES QUE LA SUPRESIÓN O REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS NO PROCEDERÁN CUANDO EL TITULAR TENGA UN DEBER LEGAL O CONTRACTUAL DE PERMANECER EN LA BASE DE DATOS DE GRUPO SYS S.A.S.

 

1. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

De acuerdo al Decreto 1377 de 2013, GRUPO SYS S.A.S, sólo podrá almacenar, o circular los datos personales de una persona, durante el tiempo que tenga vigente la suscripción a la plataforma. Una vez el usuario o cliente se retire de la plataforma, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario GRUPO SYS S.A.S, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión.

 

Como excepción a lo anterior GRUPO SYS S.A.S podrá conservar los datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

1. INDEMNIDAD DE GRUPO SYS S.A.S.

 

Se presume que la información recolectada y entregada de forma voluntaria por parte del titular de dato persona es verdadera, exacta y actualizada. El incumpliendo de esta obligación por parte del usuario mantendrá indemne a GRUPO SYS S.A.S., por el uso que se haga de esa información falsa, inexacta o desactualizada por parte de GRUPO SYS S.A.S., o los terceros que accedan a ella para cumplir con la finalidad de la relación comercial.

 

1. ACEPTACION Y VIGENCIA DE LA AUTORIZACION

 

En el momento que se selecciona la casilla correspondiente se entiende que se ha aceptado el presente documento y el tratamiento de la información explicado. Quien no acepte dicha política de privacidad, no podrá registrarse como usuario o cliente de la plataforma.

 

El presente documento de política de privacidad constituye copia de la autorización otorgada por el titular del dato personal; así mismo, GRUPO SYS S.A.S., guardará copia de esta, junto con las actualizaciones y modificaciones que se puedan llegar a realizar en el futuro de conformidad a lo requerido y establecido en la Ley y Decretos correspondientes.

 

1. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

 

Esta política de tratamiento desarrollada por la sociedad GRUPO SYS S.A.S.  Inicia su vigencia desde el _____ (__) del mes de ______ del año dos mil diecinueve (2019).